Dom Pomocy Społecznej "Włókniarz"
im. Jana Pawła II
w Łodzi

Interesanci przyjmowani są w czasie godzin pracy administracji DPS „Włókniarz" im. Jana Pawła II w Łodzi. 

Dyrektor oraz Kierownicy przyjmują interesantów codziennie w oznaczonym czasie pracy.

Sekretariat Domu Pomocy Społecznej „Włókniarz" im. Jana Pawła II w Łodzi rejestruje przesyłki wpływające do placówki w rejestrze korespondencji oraz wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

Przesyłki przekazywane lub przesyłane do sekretariatu mogą mieć formę:

1. przesyłek pocztowych i kurierskich oraz pism składanych bezpośrednio w sekretariacie;
2. wiadomości elektronicznych, w szczególności:
   • wpływających na adres skrzynki poczty elektronicznej DPS,
   • wpływających na ePUAP,
   • wpływających na eDoręczenia.

Pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki za wyjątkiem:

1. oznaczonych „do rąk własnych", noszących znamiona korespondencji prywatnej;
2. przesyłek (materiałów) zawierających informacje niejawne (oznaczone klauzulą tajności);
3. oznaczonych jako wartościowe;
4. ofert składanych w trybie przepisów o zamówieniach publicznych;
5. ofert kandydatów w naborze na stanowiska pracy w DPS lub jednostkach obsługiwanych; 
6. ankiet osobowych;
7. oświadczeń majątkowych; 
8. dotyczących działalności kasy zapomogowo – pożyczkowej;
9. przesyłek, co do których istnieją uzasadnione przesłanki, że mogą zawierać tzw. dane wrażliwe (np. wpływające z kancelarii komorniczych, sądów pracy itp.).

W przypadku ofert składanych w trybie przepisów o zamówieniach publicznych i ofert kandydatów w naborze na stanowiska pracy w DPS pracownik sekretariatu umieszcza na dostarczonych kopertach pieczątkę wpływu oraz czytelnie datę, godzinę i minuty przyjęcia oferty, zabezpiecza ją przed naruszeniem i przekazuje komórce merytorycznej.

Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek pracownik sekretariatu przekazuje je do Dyrektora DPS celem dokonania dekretacji.

Jeżeli z regulaminu organizacyjnego lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej komórki organizacyjnej lub na określone stanowisko pracy, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych lub na stanowiska pracy. Rozdziału może dokonać pracownik sekretariatu bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki.

Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, Dyrektor DPS w dekretacji wskazuje się komórkę merytoryczną lub prowadzącego sprawę, do którego należy jej ostateczne załatwienie. 

Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, Dyrektor DPS w dekretacji wskazuje komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw. Wszystkie pisma po dekretacji przekazywane są do odpowiednich pod względem merytorycznym pracowników DPS i tam rozpatrywane.

Sposób przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji reguluje zarządzenie Dyrektora DPS w sprawie ustalenia zasad przyjmowania, rejestrowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji kierowanych do Dom Pomocy Społecznej „Włókniarz" im. Jana Pawła II w Łodzi.